Bij een incassoprocedure incasseert een dienstverlener een openstaande vordering voor de schuldeiser bij de schuldenaar. Dit is niet ongewoon in de bedrijfswereld. In dit artikel leest u hoe zo’n procedure werkt, hoe en wanneer u deze aanvraagt.
Incassoprocedure: wat is het?
Bij het incassotraject geeft de schuldeiser een opdracht aan een derde partij (een zogenaamde incassodienstverlener) om een openstaande vordering van zijn debiteur te incasseren. Als bijvoorbeeld een klant van een bedrijf niet aan zijn betalingsverplichting voldoet, kan het bedrijf een incassoprocedure tegen hem starten.
Voorwaarden
Om een incassotraject in gang te zetten moet er eerst een openstaande vordering zijn (bijvoorbeeld een onbetaalde factuur) en moet er al een aanmaning zijn verstuurd als de debiteur een particulier is.
Daarnaast moet het bewijs worden geleverd dat de dienst is verleend; de schuldeiser heeft de goederen bijvoorbeeld naar de schuldenaar gestuurd. Na het verstrijken van de aanmaningstermijn kan dan een incassoprocedure worden gestart.
Incasso zonder aanmaning alleen voor zakelijke klanten
Particulieren dienen in beginsel schriftelijk te worden aangemaand om in gebreke te worden gesteld. De aanmaningstermijn is altijd 30 dagen, waarna de debiteur in verzuim is. Zakelijke klanten zijn 30 dagen na de factuurdeadline in gebreke met betaling, ook als er geen aanmaning is verzonden.
Een incassobureau, bijvoorbeeld eenincassobureau.nl, krijgt meestal de opdracht van een bedrijf als de termijn voor de eerste aanmaning is verstreken en de vordering niet is voldaan. De incassodienstverlener verzorgt vervolgens alle correspondentie met de debiteur. Ook het te vorderen bedrag en de incassokosten worden door de debiteur overgedragen aan het incassobureau, dat deze vervolgens doorstuurt naar de crediteur. Indien de debiteur na een verzoek van het incassobureau niet betaalt, zal in overleg met de crediteur een gerechtelijke procedure tegen de debiteur worden gestart. Vervolgens dient de incassodienstverlener een verzoek in bij de rechtbank om een aanmanings- en dwangbevel uit te vaardigen.
Als de schuldenaar geen bezwaar maakt, wordt het bevel tot tenuitvoerlegging betekend door de rechtbank. Als de schuldenaar de rekening niet betaalt, wordt de tenuitvoerlegging uitgevoerd door een gerechtsdeurwaarder. Als de schuldenaar bezwaar maakt, volgt er een zitting.
Incassoprocedures: belang voor bedrijven
Het incassotraject gaat altijd gepaard met moeite en kosten voor een bedrijf, maar is niet altijd te vermijden. Vooral in de online handel komt het vaak voor dat klanten hun rekeningen niet betalen. Als de betaling ondanks het sturen van een betalingsherinnering en een aanmaning uitblijft, heeft een bedrijf alleen nog de mogelijkheid om de legale weg te bewandelen.
Vervolgens moet een incassobureau worden ingeschakeld voor de zaak, wat in eerste instantie kosten met zich meebrengt voor de onderneming. In de regel draagt de schuldenaar de kosten, maar de schuldeiser moet ze toelichten. Hierdoor komt het bedrijf niet alleen geld tekort door de onbetaalde factuur, maar ook door het incassotraject zelf.
Afhankelijk van het openstaande factuurbedrag kan dit een serieuze financiële last zijn voor een bedrijf, omdat door het ontbreken van inkomsten en hogere kosten er minder liquiditeit beschikbaar is om aan uw eigen verplichtingen te voldoen. Het is dus in het belang van een bedrijf om zo snel mogelijk over zijn geld te beschikken.
Incassoprocedures starten: zo werkt het
Zodra de vervaldatum van een factuur is verstreken en het bedrag niet is betaald, kan een bedrijf eerst een betalingsherinnering sturen. Er is geen wettelijke verplichting om dit te doen. Het kan ook de eerste aanmaning sturen, maar dit wordt in de praktijk zelden gedaan vanwege goodwill (vaak alleen bij klanten die in het verleden al slecht betalingsgedrag hebben opgemerkt).
Om klanten die voor het eerst te laat komen niet te beledigen met een aanmaning, is het raadzaam om een betalingsherinnering te sturen met een nieuwe deadline voor het betalen van de rekening. Indien na deze termijn nog steeds niet is betaald, kan een aanmaning worden gestuurd. Als de klanten dan nog steeds niet betalen, kan een tweede aanmaning worden gestuurd of een incassobureau worden ingeschakeld.
Incassobureau inhuren
Een bedrijf schakelt meestal een incassobureau in als betaling na de eerste of tweede aanmaning nog steeds niet is voldaan. Ook is het mogelijk om een incassobureau in te schakelen zodra de factuurtermijn is verstreken en de vordering niet is voldaan. Bedrijven die slechts een beperkte eigen boekhoudkundige capaciteit hebben of niet bekend zijn met aanmaningen kiezen voor deze route. Als u een incassobureau inschakelt voordat u een aanmaning heeft gestuurd, kunnen deze kosten niet worden doorberekend aan de debiteur. De debiteur draagt alleen de incassokosten die ontstaan na het verstrijken van de termijn in de eerste aanmaning.
Indien na de eerste aanmaningstermijn nog niet betaald is, dient in ieder geval een incassobureau ingeschakeld te worden om de kans op een snelle inning te vergroten. Dit is met name aan te raden als de debiteur geen goede kredietwaardigheid heeft.